مقدمة عن البرنامج التدريبي:

في ظل التسارع الرقمي الذي يشهده الفكر الإداري الحديث، لم تعد السكرتارية التنفيذية مجرد وظيفة إسناد تقليدي، بل تحولت إلى “مركز عمليات استراتيجي” يدير تدفق المعلومات ويصيغ كفاءة الأداء المؤسسي. يأتي برنامج “تنفيذ أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب إلكترونياً” ليعيد صياغة الممارسات الإدارية من خلال دمج التقنيات الذكية في صلب العمل اليومي؛ حيث ننتقل من الإدارة الورقية والروتين اليدوي إلى منظومة إلكترونية متكاملة تضمن أقصى درجات الانضباط في تنظيم المواعيد، وتدفق المراسلات الرقمية، وحفظ الوثائق بنظم الأرشفة السحابية والذكية. يركز هذا البرنامج على تمكين السكرتير التنفيذي من امتلاك الأدوات والحلول التقنية التي تسهم في تبسيط الإجراءات المعقدة، وتقليص الهدر الزمني، مما يجعله شريكاً حقيقياً في صناعة القرار عبر تقديم بيانات دقيقة ومنظمة تدعم القيادات العليا في التوقيت المناسب. إننا نهدف من خلال هذا المسار التدريبي إلى تحويل المكتب إلى وحدة رقمية منتجة تعتمد على معايير الجودة العالمية في الإدارة المكتبية، مع تعزيز القدرة على إدارة الأزمات الإدارية وازدحام المهام باستخدام تطبيقات الأتمتة الحديثة، مما ينعكس بشكل مباشر على رفع التنافسية المؤسسية وتحقيق الاستدامة الإدارية.

الهدف العام من البرنامج التدريبي:

• تمكين المشاركين من أتمتة كافة العمليات الإدارية داخل المكتب لتحقيق مفهوم “المكتب بلا ورق” ورفع معدلات الاستجابة التشغيلية.
• إتقان فنون إدارة المراسلات الإلكترونية والوثائق الرقمية وفق معايير الأمان والسرية وسرعة الاسترجاع باستخدام برمجيات الأرشفة الحديثة.
• تطوير مهارات التخطيط الرقمي للمواعيد والاجتماعات الافتراضية والواقعية باستخدام الأدوات التكنولوجية التي تضمن عدم تداخل المهام وضياع الوقت.
• تعزيز قدرة السكرتير التنفيذي على بناء نظم دعم القرار (DSS) من خلال تلخيص التقارير الرقمية وتقديم المؤشرات الإحصائية الدقيقة للقيادات العليا.
• تطبيق تقنيات تنظيم التدفقات العملياتية (Workflows) التي تضمن انسيابية المعاملات بين الإدارات المختلفة وتقليل البيروقراطية الإدارية.
• إكساب المشاركين مهارات التعامل مع تطبيقات الحوسبة السحابية وأدوات العمل الجماعي لضمان استمرارية الأعمال بفاعلية من أي مكان وفي أي وقت.
• تنمية الحس الأمني والرقمي في التعامل مع البيانات الحساسة والمراسلات الصادرة والواردة لضمان حماية الخصوصية المعلوماتية للمؤسسة.