مقدمة عن البرنامج التدريبي:

في عصر التحول الرقمي المتسارع والتوجه نحو الحكومات الذكية، لم تعد عملية الإشراف على أعمال المحفوظات مجرد مهمة إدارية تقليدية تعتمد على التخزين السلبي للمعلومات، بل أصبحت شرياناً حيوياً يغذي مفاصل الجهاز الحكومي بالبيانات الموثوقة والمنظمة. يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى صياغة رؤية تنفيذية متقدمة لمسؤولي السكرتارية التنفيذية ومديري المكاتب، تمكنهم من الانتقال بمهام الأرشفة من حيز الحفظ الورقي إلى فضاء الإدارة الاستراتيجية للمحتوى المعلوماتي. نركز في هذا البرنامج على تطوير منظومة متكاملة للإشراف على المراسلات والوثائق تضمن تدفق الأعمال الإدارية بسلاسة، مع تطبيق معايير الحوكمة والسرية التي تطلبها بيئة العمل الحكومي الحديثة. من خلال دمج تقنيات الأرشفة الإلكترونية والذكاء الاصطناعي في إدارة الوثائق، سيتعلم المشاركون كيفية تحويل “المحفوظات” إلى قاعدة معرفية تفاعلية تدعم القيادات العليا في اتخاذ قرارات دقيقة ومبنية على حقائق تاريخية ومؤشرات حالية، مما يساهم بشكل مباشر في تبسيط الإجراءات البيروقراطية، رفع كفاءة الاستجابة الإدارية، وتعزيز الإنتاجية المؤسسية بما يواكب رؤية التميز الحكومي العالمي.

الهدف العام من البرنامج التدريبي:

• تمكين المشاركين من تصميم هيكلية تنظيمية متطورة لإدارة المكاتب تضمن تصنيف وفهرسة المحفوظات الحكومية وفق أحدث المعايير الدولية والوطنية.
• إكساب الكوادر الإدارية مهارات الإشراف الفني على تداول المراسلات والوثائق السرية لضمان أمن المعلومات ومنع التسرب المعلوماتي داخل الجهاز الحكومي.
• تطوير قدرات السكرتارية التنفيذية في استخدام المنصات الرقمية المتقدمة لإدارة دورة حياة الوثيقة من النشأة وحتى الحفظ الدائم أو الإتلاف.
• تعزيز مهارات الدعم اللوجستي والمعلوماتي للقيادات العليا من خلال بناء نظم استرجاع ذكية توفر البيانات المطلوبة لصناعة القرار في زمن قياسي.
• تطبيق استراتيجيات التحول الرقمي في أتمتة تدفقات العمل المكتبية لتقليل الاعتماد على الورق ورفع كفاءة الأداء الإداري العام.
• تأهيل المشرفين على إدارة المكاتب لتبني منهجيات الحفظ الوقائي والتعامل مع الكوارث المعلوماتية لضمان استمرارية الأعمال في المؤسسات الحكومية.
• تطوير مهارات التنسيق الإداري والمتابعة الفعالة للمراسلات الصادرة والواردة لضمان جودة المخرجات الإدارية وتقليص زمن الإجراءات.