مقدمة عن البرنامج التدريبي:

في عصر التدفق المعلوماتي المتسارع والتحول الرقمي الشامل، لم يعد دور السكرتارية التنفيذية مقتصرًا على المهام التقليدية، بل أصبح محور الارتكاز في إدارة الأصول المعرفية للمؤسسة. يأتي هذا البرنامج التدريبي “تكنولوجيا الفهرسة والأرشيف لنظم المعلومات” ليضع بين يدي الكوادر الإدارية العليا الأدوات التنفيذية المتقدمة لتحويل الفوضى الورقية أو الرقمية إلى هيكل معلوماتي ذكي ومنظم. نحن ندرك أن كفاءة مدير المكتب تقاس بقدرته الفائقة على استرجاع المعلومة في اللحظة المناسبة لدعم متخذ القرار، وهذا لا يتأتى إلا من خلال بناء منظومة فهرسة احترافية تعتمد على أحدث معايير التصنيف الموضوعي والترميز الرقمي. إن تمكين السكرتارية التنفيذية من أدوات الحفظ الأرشيفي المتطورة يسهم بشكل مباشر في تبسيط الإجراءات الإدارية، وتقليص الهدر الزمني، وضمان أمن وسرية التراسل المؤسسي. ومن خلال دمج التكنولوجيا في عمليات الأرشفة، ننتقل من الإدارة التقليدية إلى إدارة المكاتب الذكية التي تتبنى الحوكمة الرقمية، مما يعزز من قدرة القيادات على الوصول إلى تقارير دقيقة وموثقة تدعم الرؤية الاستراتيجية للمنظمة وتضمن استمرارية العمل بأعلى مستويات الإنتاجية والاحترافية.

الهدف العام من البرنامج التدريبي:

• تمكين المشاركين من تصميم وتطبيق نظم فهرسة رقمية متطورة تضمن الاسترجاع السريع للمعلومات لدعم عملية اتخاذ القرار في المكاتب القيادية.
• إكساب الكوادر الإدارية مهارات التحول من الأرشفة التقليدية إلى الأرشفة الإلكترونية الذكية بما يتماشى مع معايير الحوكمة الرقمية وتبسيط الإجراءات.
• تطوير قدرات السكرتارية التنفيذية في تصنيف وتشفير المراسلات والوثائق السرية لضمان أمن المعلومات وحمايتها من الاختراقات أو الفقدان.
• إتقان تقنيات إدارة تدفق الوثائق (Workflow) والتعامل مع المراسلات الصادرة والواردة بآليات رقمية ترفع من كفاءة التنسيق الإداري بين الإدارات.
• تدريب المشاركين على استخدام أدوات التنقيب عن البيانات والبحث المتقدم داخل الأرشيف الرقمي لتحويل المستندات الصامتة إلى تقارير إدارية تحليلية تخدم القيادات العليا.
• تطبيق المعايير الدولية في حفظ واستبقاء الوثائق (Retention Policy) والتخلص الآمن من المستندات المنتهية الصلاحية لتقليل التكدس المعلوماتي وتحسين بيئة العمل.
• تعزيز مهارات إدارة المكاتب في رقمنة السجلات الورقية التاريخية باستخدام تكنولوجيا المسح الضوئي وتقنيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لضمان ديمومة الأصول المعرفية.